Compliance: ÜSTRA leitet Maßnahmen gegen Vergabeverstöße ein

Der Vorstand der ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft hat auf der heutigen Sondersitzung des Aufsichtsrats ein Bündel an Sofortmaßnahmen vorgestellt, mit denen die internen Prozesse bei der Beschaffung verbessert, die Compliance-Regeln verschärft und die Rolle der internen Revision gestärkt werden sollen. „Damit wollen wir schnellstmöglich die zu Recht angemahnten Missstände beseitigen“, erklärte der neue Vorstandsvorsitzende der ÜSTRA Dr. Volkhardt Klöppner: „Neben der Sachaufklärung ist unser wichtigstes Ziel, eine Wiederholung von zu kritisierendem Verhalten in unserem Unternehmen ab sofort nicht mehr zuzulassen.

“Der Aufsichtsrat begrüßte die Maßnahmen des Vorstandes. „Es muss in Zukunft mehr Transparenz im Unternehmen geben“, so der Aufsichtsratsvorsitzende der ÜSTRA, Ulf-Birger Franz: „Außerdem möchte der Aufsichtsrat, dass mögliche Schäden für das Unternehmen konsequent verfolgt werden.“ Der Aufsichtsrat beschloss zugleich neue Regeln für Auftragsvergaben an Aufsichtsräte und deren Angehörige und verabschiedete die folgende Erklärung:

Gemeinsame Erklärung von Aufsichtsrat und Vorstand:

Maßnahmen zur Rückgewinnung compliance-adäquater Handlungsstärke bei der ÜSTRA

Ausgangslage:

1. Die Sonderprüfung zu Auftragsvergaben durch die externe Kanzlei MWP im Auftrag des Aufsichtsrats sowie die daraus folgende tiefergehende Betrachtung wesentlicher Vergabefälle durch die interne Revision zeigen zahlreiche Verstöße gegen Vergaberecht und Handlungsbedarf zur Vermeidung zukünftiger Verstöße bei der ÜSTRA. 

2. Die Detailprüfung der Beauftragung an ein ehemaliges Aufsichtsratsmitglied und den Ehepartner eines aktuellen Aufsichtsratsmitglieds dokumentiert ebenfalls den vergaberechtlich bedenklichen Umgang mit Auftragsvergaben. Die Untersuchung durch die interne Revision belegt jedoch nicht die Vermutung, dass sich einzelne Personen durch die Auftragsvergaben bereichert hätten oder dass der ÜSTRA ein Schaden entstanden wäre, was noch durch eine externe Rechtsanwaltskanzlei zu bestätigen ist. 

3. Aus den bei Vergabeverfahren festgestellten Fehlern lässt sich ableiten, dass das Compliance Management System der ÜSTRA nicht ausreichend war.

4. Die Interne Revision der ÜSTRA besaß nicht die notwendige Unterstützung durch den ehemaligen Vorstand.

Konsequenzen:

a) Vergaben und Beschaffung

1. Die Überarbeitung der Beschaffungsrichtlinie der ÜSTRA ist durch den Vorstand veranlasst und bereits in den finalen Freigabeprozessen.

2. Die Möglichkeit sogenannter „Notfallbestellungen“ bei der ÜSTRA, die in der Vergangenheit regelmäßig zu Bestellungen am Regelprozess vorbei geführt haben, sind per Vorstandsverfügung abgeschafft.

3. Dies geht einher mit einer Reorganisation des Einkaufs zum 01.03.2018. Zusätzlich wird innerhalb des Einkaufs eine neue Stelle Vergabe-Monitoring geschaffen. Die Fachlichkeit aller Mitarbeiter des Einkaufs wird sichergestellt.

4. Darüber hinaus wird geprüft, ob bei nichtrechtskonformen Auftragsvergaben der Vergangenheit Schäden für das Unternehmen ÜSTRA entstanden sind und ob es in diesen Fällen Aussicht auf Schadensersatz für die ÜSTRA gibt.

5. Der Aufsichtsrat und der Vorstand der ÜSTRA wünschen keine weiteren geschäftlichen Beziehungen von Aufsichtsratsmitgliedern mit der ÜSTRA. Der Vorstand der ÜSTRA hat per Vorstandsverfügung diesen Grundsatz in den Verhaltenskodex des Unternehmens aufgenommen. Der Aufsichtsrat hat eine generelle Anzeigepflicht von Aufträgen an Angehörige von Aufsichtsräten und ehemalige Aufsichtsräte festgelegt.

b) Compliance

6. Ein Compliance-Management-Systems (CMS) wird im Rahmen eines systematischen und umfassenden Projektansatzes mit externer Unterstützung von Compliance-Fachleuten weiterentwickelt und im Hause ÜSTRA in 2018 umfassend neu implementiert.

7. Es wurde ein internes wie externes Hinweisgebersystem installiert, das ab sofort die Möglichkeit bietet, Hinweise auf mögliche Verstöße gegen geltendes Recht oder die Compliance-Regeln des Unternehmens per Mail, per Brief oder telefonisch zu geben. Es ist beabsichtigt, einen externen Ombudsmann einzusetzen. Bis zur Beendigung des ordnungsgemäßen Vergabeverfahrens übernimmt der Vorstandsvorsitzende selbst diese Aufgabe.

8. Weit über 1.000 Lieferanten wurden per Brief vom Vorstandsvorsitzenden über das neue Hinweisgebersystem informiert. Unter der Überschrift „ÜSTRA schafft reinen Tisch!“ wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gebeten, bei der Aufklärung von Verstößen zu unterstützen. 

c) Interne Revision

9. Die interne Revision der ÜSTRA berichtet ab sofort in zweiwöchigen Jour Fixes unmittelbar an den Vorstandsvorsitzenden. Fristen zur Umsetzung noch offener Prio A Empfehlungen der internen Revision wurden per Vorstandsbeschluss auf Ende Februar vorverlegt. Die Anzahl der Prüfverfahren der Internen Revision in 2018 wird über die vorgesehene Anzahl hinaus ausgeweitet, um mit den zusätzlichen Prüfungen insbesondere zielgerichtet die Überwachung der Umsetzungsmaßnahmen in den Bereichen Einkauf und Compliance zu gewährleisten. 

10. Vorstand und interne Revision werden dem Finanz- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats zukünftig regelmäßig über Ergebnisse der internen Revision berichten.

Die genannten Maßnahmen werden unter Einhaltung der betrieblichen Mitbestimmungsregeln gemeinsam mit dem Betriebsrat der ÜSTRA umgesetzt.