Compliance bei der ÜSTRA
Die ÜSTRA steht als öffentlich geförderte Mobilitätsdienstleisterin in besonderer Verantwortung, sich bei allen geschäftlichen Vorgängen vorbildlich zu verhalten.
Die ÜSTRA umfasst im Sinne der Dachmarke die ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe AG und die regiobus Hannover GmbH sowie deren Zusammenarbeit im Gemeinschaftsbetrieb.
Unter vorbildlichem Verhalten verstehen wir besonders die Einhaltung von Gesetzen, rechtlichen Vorschriften und internen Regularien, aber auch die Rücksichtnahme auf Rechte und Erwartungen Anderer sowie faire Verhandlungen und Vertragstreue.
Daher betreibt die ÜSTRA ein auf die Bedürfnisse einer Mobilitätsdienstleistung zugeschnittenes Compliance Management Systems (CMS), das u. a. folgendes beinhaltet:
Zusätzlich umfasst das CMS bei der ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe AG:
Sollten Sie Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex, die Compliance-Regeln und/oder menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken in der Lieferkette feststellen, können Sie gern unser Hinweisgebersystem nutzen, um uns darauf aufmerksam zu machen.
Das Hinweisgebersystem der ÜSTRA gibt ihnen die Möglichkeit, uns über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/oder Compliance Regeln zu informieren und somit zu deren Aufdeckung beizutragen.
Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden zu unserer Dienstleistung gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf unsere Mobilitätsdienstleistungen unzufrieden sein, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice, den Sie hier erreichen.
Konkrete Hinweise sind wichtig und können dabei helfen, Verstöße gegen Richtlinie und Gesetze zu beseitigen und die negativen Folgen eines solchen Fehlverhaltens für Kund*innen, Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner*innen und das Unternehmen zu verhindern. Hierfür hat die ÜSTRA ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Unter dem Begriff „Hinweisgebersystem“ verstehen wir die Anlaufstelle für Personen innerhalb und außerhalb der ÜSTRA, die Hinweise zu Verstößen im Zusammenhang mit der ÜSTRA melden möchten.
Insbesondere ist sich die ÜSTRA ihrer unternehmerischen Sorgfaltspflichten bewusst und achtet im eigenen Geschäftsbereich sowie bei der Auswahl ihrer Zuliefer*innen und Partner*innen auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Werden menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten durch interne und externe Interessensgruppen sowie alle potenziellen Betroffenen festgestellt, können diese über das vorhandene Hinweisgebersystem gemeldet werden.
Alle gemeldeten Hinweise und begründeten Verdachtsmomente werden im Rahmen eines für alle Beteiligten transparenten, ausgewogenen und berechenbaren Prozesses bearbeitet. Die Vertraulichkeit und Schutz der Identität von Hinweisgebenden werden eingehalten. Wir gewährleisten, soweit möglich und in unserer Einflusssphäre liegend, dass Hinweisgebende im Zusammenhang mit den von ihnen eingereichten Beschwerden vor Benachteiligung und Bestrafung geschützt werden.
Per Brief
-vertraulich-
ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft
Compliance-Gremium
z.Hd. Elke Maria van Zadel
Am Hohen Ufer 6
30159 Hannover
oder
-vertraulich-
regiobus Hannover GmbH
Compliance-Gremium
z.Hd. Elke Maria van Zadel
Georgstraße 54
30159 Hannover
E-Mail*
Compliance-Gremium
compliance@uestra.de
compliance@regiobus.de
Telefon:
+49 511 1668 2990
* Bitte beachten Sie, dass beim Versand einer E-Mail indirekt persönliche und zurück verfolgbare Daten, wie zum Beispiel die IP Adresse, übertragen werden können. Diese lassen ggf. Rückschlüsse auf Ihre Identität zu. Dies gilt auch für extra angelegte Mail-Accounts.
Compliance-Ombudsstelle
Die Compliance-Ombudsstelle ist Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-Kultur der ÜSTRA. Die Compliance-Ombudsstelle steht als Beschwerdestelle unseren Mitarbeitenden sowie Dritten als externe Ansprechstelle für mögliche Verstöße gegen Gesetze und Regelungen im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der ÜSTRA zur Verfügung. Sie ist auch Beschwerdestelle im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (§ 8 LkSG).
Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra
c/o Rechtsanwälte Elke Schaefer
Philippistrasse 11
14059 Berlin
Tel: +49 (030) 887 19 49 22
E-Mail: uestra@ombudskanzlei.de
oder
Tel: +49 (030) 887 19 49 22
E-Mail: regiobus@ombudskanzlei.de
Ihre Hinweise werden von allen Ansprechpersonen streng vertraulich behandelt. Sollten Sie trotzdem Bedenken haben, Ihren Namen zu nennen, hält unsere Ombudsstelle für Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße im Internet einen gesicherten Meldeweg vor. Dort können rund um die Uhr Hinweise auch anonym und nicht rückverfolgbar abgegeben werden. Sie haben die Möglichkeit, über die Kommunikationsplattform mit der Ombudsstelle in Kontakt zu treten und Dokumente auszutauschen. Um sicherzustellen, dass schon der Aufruf des Hinweisgebersystems nicht nachvollzogen werden kann, empfehlen wir Ihnen, den folgenden Link in einer vertrauenswürdigen Umgebung, in einem neuen Browser-Fenster und unter Verwendung des sogenannten „Privaten Fensters“ (Firefox) oder „Inkognito-Fensters“ (Chrome) zu nutzen: www.vertrauenssachen.de/üstra
Externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz (BfJ)
Als weitere Meldemöglichkeit (per Post, Telefon oder persönlich) steht dir die Hinweisgeberstelle des Bundesamtes für Justiz zur Verfügung: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/ZustaendigkeitderMeldestellen/ZustaendigkeitderMeldestellen_node.html
Bevor Sie diesen Meldeweg nutzen, prüfen Sie bitte, ob für Sie eine Meldung bei einer der oben genannten Meldewege der ÜSTRA in Betracht kommt, da dies häufig der geeignetere Weg ist, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.
Ferner beachten Sie bitte, dass eine vorsätzlich unwahre Meldung rechtliche Konsequenzen haben kann.
Die vorgenannten Beschwerdekanäle sollen allen Betroffenen sowie Dritten eine im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sowie Beschwerdestelle im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) angemessene Möglichkeit bieten, auf Compliance- bzw. Rechtsverstöße im Allgemeinen, jedoch auch im Speziellen, zum Beispiel zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken bzw. Verletzungen in der gesamten Lieferkette sowie Datenschutzverletzungen, hinzuweisen. Der Eingang eines Hinweises wird unter Wahrung der Vertraulichkeit und wenn gewünscht Schutz der Identität dem Meldenden textlich innerhalb der gesetzlichen Fristen bestätigt, verbunden mit der Information über die weiteren Schritte. Wenn es sich um einen plausiblen Hinweis handelt, wird der Hinweis im Anschluss durch das Compliance-Gremium der ÜSTRA unter anlassbezogener Hinzuziehung relevanter Stellen, z. B. der Menschenrechtsbeauftragten der ÜSTRA bzw. Datenschutzbeauftragten, analysiert und erste Maßnahmen zur weiteren Bearbeitung getroffen. Im Rahmen der Bearbeitung des Hinweises ist eine transparente und kontinuierliche Kommunikation sowie der Schutz der hinweisgebenden Person für uns entsprechend des HinSchG / LkSG von hoher Bedeutung. Das eingesetzte Gremium ist unparteiisch, zur Verschwiegenheit verpflichtet, agiert unabhängig und ist an Weisungen nicht gebunden.
Sollte der Hinweis tatsächliche oder bevorstehende Pflichtverletzungen aufdecken, wird die ÜSTRA gegebenenfalls unter Beteiligung der hinweisgebenden Person einen Vorschlag zur Abhilfe erarbeiten sowie die Umsetzung und Nachverfolgung dieser Abhilfemaßnahmen in die Wege leiten. Sollte die Prüfung des Hinweises keine solchen Risiken ergeben, wird der hinweisgebenden Person eine Ablehnung der Beschwerde inkl. einer Begründung übermittelt. Anlassbezogen sowie im Rahmen der jährlichen Risikoanalyse wird die Wirksamkeit des Hinweisgeber- bzw. Beschwerdeverfahrens überprüft und, wenn notwendig, angepasst.
Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf unsere Mobilitätsdienstleistungen unzufrieden sein, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.
Was Sie vielleicht noch wissen möchten
Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der ÜSTRA frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeitenden, Geschäftspartnerschaften und auch der ÜSTRA abzuwenden. Deshalb hat die ÜSTRA eine Compliance-Ombudsstelle eingerichtet, an den sich Mitarbeitenden sowie Dritte als externen und unabhängigen Kontakt wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der ÜSTRA vorliegen.
Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsstelle mit,
bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil
- was
- wann
- wo
- mit welchen Beteiligten
passiert ist.
Relevant sind für die Compliance-Ombudsstelle Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der ÜSTRA.
Ebenfalls interessieren die Compliance-Ombudsstelle, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.
Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“ Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit der Compliance-Ombudsstelle über den Fall sprechen.
Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsstelle auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann. Mit der Erteilung eines Hinweises sind keine Kosten verbunden.
Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Die hinweisgebenden Personen können zudem von der Compliance-Ombudsstelle verlangen, dass ihre Identität geschützt wird und Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die ÜSTRA weitergibt.
Die Compliance-Ombudsstelle ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem Unternehmen und der Compliance-Ombudsstelle. Gleichwohl handelt die Compliance-Ombudsstelle unparteiisch und ist nicht an Weisungen der ÜSTRA gebunden. Die Compliance-Ombudsstelle ist als Rechtsanwältin schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Die Compliance-Ombudsstelle gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Die Compliance-Ombudsstelle bereitet den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an das Compliance-Gremium der ÜSTRA weiter. Das Compliance-Gremium der ÜSTRA entscheidet dann ggf. mit dem Vorstand/Geschäftsleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Rechte der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Sofern es sich um einen Compliance-Vorgang handelt, erhalten Sie spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises eine Rückmeldung, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte.